Hva er de mest vanlige frustrasjonspunktene for meg, når jeg kommer inn i en delvis etablert SharePoint løsning ?
At ingen tar hensyn til INNHOLDET de lagrer når de lagrer.
Det er snørr og bart som gjelder.
Så treffer jeg mange som sier «SharePoint har vi prøvd. det var ikke noe for oss, for vi har så spesielle dokumenter or arbeidsprosesser rundt det»
Det som det da viser seg er ofte at de har prøvd ett standard dokumentbibliotek , i ett standard team rom.
Denne mangel på planlegging nedenfra , fra innholdet , og opp , gjør også det veldig vanskelig å bygge fornuftige søk og overbygninger på det hele.
Men hvorfor er det så få som kommer i havn med dette ? Jeg tror det perfekte blir bestes fiende. En klarer ikke å definere en overordnet innholdstype , for styrende dokumenter, fordi det er for mange meninger og for store variasjoner i selskapet på hvordan den ideelt sett skulle ha sett ut. Men start da enkelt ! Styrende dokument, arver alt fra dokument, men har for eksempel 3 felt ekstra : Dokument eier, og revisjonsperiode i dager. Så er det jo kjekt å ha metadata for prosess, kunde og ja jeg vet ikke hva, men da blir det for vanskelig. La det komme fra kontekst til å begynne med … dvs ligger de som et styrende dokument på HR siten, så er det vell for HR prosessen.
Så må en ta standpunkt til hvordan dokumentet skal se ut, og hvordan en navigerer …
Det må taes en ordentlig analyse på hvem som har behov for å lese hva og hvordan. Typisk har en de industrielle kundene, hvor en har 10% av de ansatte med pc’er og resten er avhengige av papir, og eller felles skjermer.
Eller på den andre siden selskaper som i utgangspunktet er informasjons selskaper og hvor alle deler informasjon på nett.
Den siste typen selskaper er enkle… om en bare får alle til å bli enige om å bruke standard SharePoint. Hvert dokument har sine metadata i liste delen av dokument biblioteket, og en bruker standard godkjenning.
For de som er avhengige av metadata på papirform, er det verre. Helt frem til versjon x er godkjent , er jo metadata i dokumentet lik (x-1).nn .
Derfor ser en ofte at det kjøpes store … og dyre … og kompliserte løsninger som faker en ekstra godkjenning etter å ha skrevet inn metadata. Dette kan løses mye enklere . I SharePoint lager en ett felt som heter neste hoved versjon, og som settes lik neste hoved versjons nr. Det betur at når en redigerer ett dokument i versjon 6.52 , vil hoved versjon (neste ) i det dokumentet stå som 7 . når da dokumentet publiseres , og godkjennes , blir alt ok.
Så sier mange …. det blir feil for oss , for da ser jo alle feil nr. Men nei, sett biblioteket opp slik at bare den som redigerer , og den som godkjenner ser kladder.
Ofte klager folk på at de både må publisere hoved versjon og godkjenne. Og kvalitetssjefene klager over at ingen følger standard for KS dokumenter.
Viktig her å forstå : FAGANSVALIG publiserer en ny versjon , når fag del er oppdatert. Denne fagansvarlig se, men fagansvarlig skal ikke godkjenne, det skal KS sjef. MINIMUM er 2 nivå. Da kan en oppnå kvalitet på INNHOLD/FAG og på FORM.